Là một trong những đơn vị vinh dự được đồng hành cùng ngành GD&ĐT thành phố Hồ Chí Minh trong công tác ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong nhiều năm qua, đơn vị tham luận nhận thức được rằng, công tác chuyển đổi số là một quá trình chuyển đổi nhận thức và thay đổi thói quen, vì vậy, trong khuôn khổ của buổi hội nghị ngày hôm nay, được sự cho phép của ban tổ chức, đơn vị tham luận xin chia sẻ một số những mô hình thực tế cũng như kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình triển khai xây dựng và vận hành các nền tảng CSDL cho ngành GD&ĐT, nhằm chứng minh vai trò cũng như những lợi ích thiết thực mà công tác này đem lại.
Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT nêu rõ Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo là tập hợp dữ liệu số hóa thông tin quản lý về giáo dục và đào tạo (gồm dữ liệu về trường học, dữ liệu về lớp học, dữ liệu về cán bộ quản lý cơ sở giáo dục, đội ngũ giáo viên, giảng viên, và nhân viên, dữ liệu về người học, dữ liệu về chương trình giáo dục, dữ liệu về cơ sở vật chất trường học và các dữ liệu liên quan khác). Như vậy, các đối tượng được lấy làm gốc của dữ liệu ngành sẽ bao gồm đơn vị trường, lớp, cán bộ quản lý, giáo viên, học sinh, chương trình học, cơ sở vật chất, v.v… Trong đó các dữ liệu cần thu thập sẽ là thuộc tính của các đối tượng này, Ví dụ đối với học sinh là thông tin cá nhân, nhân thân, kết quả học tập. Từ các dữ liệu hồ sơ gốc này, chúng ta tiếp tục xây dựng các hệ thống CSDL chuyên ngành liên quan đến các nghiệp vụ giáo dục khác, như tuyển sinh, học trực tuyến, quản lý khoản thu chi hay quản lý cơ sở vật chất, dữ liệu này được thu thập thông qua việc ứng dụng các hệ thống phần mềm nghiệp vụ chuyên ngành, trong quá trình sử dụng phần mềm và phát sinh các giao dịch người dùng. Như vậy, thông qua việc định danh đối tượng ngay từ đầu, các hoạt động chuyên môn của chúng ta sẽ có thể đem lại các dữ liệu có giá trị gắn với đối tượng cụ thể. Tham luận xin nêu ứng dụng trong việc sử dụng hồ sơ gốc đã được triển khai có hiệu quả tại TP.HCM, cụ thể là trong công tác quản lý học trực tuyến và công tác truyền thông giáo dục.
Trong công tác quản lý học trực tuyến, đối tượng dữ liệu gốc ở đây bao gồm cơ sở giáo dục, giáo viên và học sinh, các dữ liệu chuyên ngành bao gồm dữ liệu phân phối chương trình học, học liệu điện tử và bài giảng trực tuyến. Trước tiên, ta định nghĩa rằng mỗi cơ sở giáo dục là một hồ sơ gốc, có mã định danh được cấp theo quy định tại thông tư 42, và mỗi đơn vị này sẽ xây dựng cho mình một phân phối chương trình riêng cho từng môn học của từng khối học, trong đó, khối học và môn học là các thuộc tính được gắn với cơ sở giáo dục.
Hồ sơ này sẽ được chuyển sang hệ thống phần mềm quản trị học trực tuyến tại cơ sở, toàn bộ danh mục khối, lớp, môn và tiết học theo phân phối chương trình cũng sẽ được kế thừa trên hệ thống này.
Ngoài ra, giáo viên cũng là đối tượng hồ sơ gốc, được cấp mã định danh, có xác thực định danh công dân với CSDL về dân cư theo đề án 06, như vậy phần mềm LMS cũng sẽ kế thừa hồ sơ giáo viên và các thuộc tính về phân công giảng dạy và mỗi giáo viên sẽ sử dụng chính mã định danh này làm tài khoản đăng nhập vào hệ thống LMS của đơn vị.
Như vậy, khi sử dụng phần mềm LMS để tạo bài giảng, giáo viên sẽ căn cứ trên chính PPCT của môn dạy của mình để thực hiện khởi tạo bài giảng. Bài giảng sẽ được gắn với các học liệu điện tử trong kho tài nguyên có sẵn của nhà trường, hoặc trên kho tài nguyên chia sẻ của địa phương (Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT). Nhờ vậy, cơ quan quản lý hệ thống CSDL có thể thu thập được, bất kể là cơ sở đang sử dụng phần mềm LMS của đơn vị nào, cũng đánh giá được có bao nhiêu % chương trình học của một môn học cụ thể, tại 1 khối học cụ thể tại 1 cơ sở giáo dục đã được số hóa, để từ đó thực hiện các công tác thống kê, đánh giá và định hướng. Đối với đối tượng dữ liệu là học sinh, mỗi hồ sơ học sinh cũng được coi là hồ sơ gốc, được cấp mã định danh có xác thực với dữ liệu dân cư, như vậy một học sinh thậm chí có thể sử dụng nhiều phần mềm học trực tuyến khác nhau nhưng đều sử dụng duy nhất một tài khoản đăng nhập. Khi tài khoản học sinh được gắn với bài giảng cụ thể được giao theo lớp, việc tổng hợp dữ liệu hành vi của học sinh có thực hiện hoàn thành học bài giảng bao nhiêu %, vào thời điểm nào, kết quả kiểm tra nếu có khi làm bài tập online, đều có thể được ghi nhận lại giúp đánh giá tính hiệu quả của các bài giảng đã được tổ chức trên môi trường trực tuyến. Từ đó giúp nhà quản lý vừa có thể theo dõi được quá trình ứng dụng học trực tuyến tại trường, vừa có thể tìm ra những điểm yếu trong việc xây dựng chương trình học để đưa ra các giải pháp, định hướng tiếp theo.
Trong công tác truyền thông giáo dục, việc định danh từ hồ sơ gốc hết sức quan trọng. Các kênh truyền thông phổ biến của ngành giáo dục đào tạo chúng ta có thể kể đến là hệ thống Cổng thông tin điện tử, các đơn vị truyền thông báo chí, trang mạng xã hội chính danh, hệ thống văn bản, hệ thống truyền thông trực tiếp tại các cơ sở giáo dục. Khi có một nội dung thông tin mới, hội nghị hội thảo, các cuộc thi, thì đây là các kênh truyền thông chủ đạo của ngành để thông tin được truyền tải đến giáo viên, học sinh và người dân.
Tuy nhiên, để đo lường được một thông tin về việc tổ chức một cuộc thi, giải thưởng, đã được đưa đến chính xác bao nhiêu người phụ huynh, bao nhiêu cán bộ giáo viên, và các thông tin này khi đến tay thì phụ huynh có đọc không, đọc sơ qua hay đọc toàn bộ, thậm chí là đọc nhiều nhất bằng thiết bị nào, khung thời gian nào thì đòi hỏi cần có 2 yếu tố, thứ nhất là kênh phân phối thông tin phải là kênh phân phối chủ động, do nhà quản lý trực tiếp thực hiện gửi tới người nhận đích là cán bộ quản lý, giáo viên hay phụ huynh, trong đó người nhận phải được định danh rõ, thứ hai là phải được thiết kế để lưu lại toàn bộ chi tiết giao dịch truyền thông tin này.
Trong ví dụ dưới đây, một thông tin về tổ chức cuộc thi khoa học kỹ thuật cấp Thành phố, được tạo trên cổng thông tin của Ngành, nhà trường sau khi tiếp nhận có thể thực hiện chuyển tiếp đến cho GVCN các lớp nắm thông tin, và chuyển tiếp cho PHHS để đăng ký cho học sinh tham gia. Toàn bộ các giao dịch thông tin này, đều được hệ thống lưu lại, như vậy cán bộ truyền thông Ngành hoàn toàn có thể nắm được thông tin này đã đến tay bao nhiêu PHHS, và PHHS có đọc thông tin hay không qua kênh truyền thông của mình. Điều kiện tiên quyết để triển khai được là hồ sơ gốc của học sinh phải được gắn với thông tin của PHHS, đây là thông tin cá nhân vì vậy hệ thống CSDL của Ngành cũng phải có quy trình bảo mật chặt chẽ, và việc truyền thông thông qua các nền tảng truyền thông nội bộ, chính thống của ngành cũng sẽ góp phần đảm bảo an toàn thông tin.
Như vậy, qua 2 ví dụ nhỏ này, chúng ta có thể thấy được tính thiết thực cũng như tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống CSDL Ngành hoàn thiện. Trong quá trình triển khai, đòi hỏi ngành phải có một nền tảng CNTT tốt, hệ thống phần mềm thân thiệt, thu thập thông tin dữ liệu thuận lợi, hệ thống đồng bộ liên thông dữ liệu được đầy đủ, hệ thống cán bộ vận hành cũng như hệ thống hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, và quan trọng hơn hết là quyết tâm vững vàng, vì một mục tiêu chung nhất.