Ths. Nguyễn Bảo Quốc – PGĐ. Sở Giáo dục và Đào tạo
1. Chuyển đổi số
Chuyển đổi số có thể được ngành Giáo dục thành phố Hồ Chí Minh định nghĩa là một sự thay đổi về tư duy, cách thức tổ chức, vận hành của một hình thái tổ chức (tư nhân hoặc nhà nước). Sự thay đổi này được tạo điều kiện bởi công nghệ, được nuôi dưỡng và phát triển bởi sự tiếp nhận và tham gia tích cực của cộng đồng số (nhà nước, doanh nghiệp, người dân tham gia vào môi trường số) và được dẫn dắt bởi sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ khai thác nguồn vốn tài chính sang khai thác nguồn vốn dữ liệu (dữ liệu mở, dữ liệu chia sẻ).
Chuyển đổi số phải bao gồm những yếu tố sau:
- Được ứng dụng những công nghệ mới nhất và thừa hưởng những thành quả của những công nghệ trước đó.
- Có sự tham gia và hướng tới sự phục vụ cho cộng đồng.
- Tạo ra nguồn tài nguyên số để hình thành hệ sinh thái mở. Tài nguyên ở đây có thể là dữ liệu hoặc các dịch vụ. Hệ sinh thái mở này là môi trường để sáng tao ra vô số những sản phẩm mới tham gia vào việc phục vụ cộng đồng.
2. Các lợi ích mà hoạt động chuyển đổi số cần phải đạt được
- Lợi ích của cơ quan quản lý Giáo dục:
Sở Giáo dục có một nền tảng dữ liệu đầy đủ và đáng tin cậy để thực hiện một cách hiệu quả công tác quản lý thường xuyên. Lượng dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn và được định danh thống nhất là cơ sở kỹ thuật bắt buộc cho những dự án AI và các ứng dụng khác . Kinh tế số được xem là mô hình kinh tế tuần hoàn bền vững và hiệu quả, là cơ hội cho việc phát triển đất nước.
- Lợi ích của người học hoặc có nhu cầu học tập:
Chuyển đổi số tạo ra nhiều cơ hội học tập hơn cho người dân, xóa nhòa ranh giới địa lý và khác biệt về năng lực tài chính. Người học được tiếp cận với nhiều kiến thức, chương trình học hơn. Việc học tập được thực hiện một cách thường xuyên và suốt đời mà không có giới hạn về thời gian cũng như không gian. Công nghệ AI giúp cho việc tối ưu hóa, cá nhân hóa việc học để người học có thể được tiếp nhận những điều kiện học tập phù hợp nhất với nhu cầu và năng lực của bản thân.
Dữ liệu giúp cơ quan quản lý thấu hiểu hơn nhu cầu của người dân, thông qua đó người dân sẽ được hưởng lợi từ những chính sách phù hợp, nâng cao khả năng tự hoàn thiện năng lực bản thân, ví dụ như việc kết nối dữ liệu giáo dục và dữ liệu địa chính để quy hoạch nhu cầu trường lớp hoặc tìm những điểm trường phù hợp với nơi sinh sống.
- Lợi ích cho Giáo viên:
Giáo viên được tiếp cận nguồn tư liệu học liệu phong phú để tự xây dựng nội dung giảng dạy của mình. Việc giảng dạy cũng được thực hiện một cách sinh động và linh hoạt với mức độ tương tác cao nhờ những công nghệ như AR, VR. Công tác quản lý lớp học và sổ sách được giảm bớt thông qua những ứng dụng quản lý trường học và sổ điểm điện tử.
- Lợi ích cho doanh nghiệp EdTech:
Chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp EdTech (công nghệ giáo dục) tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực tiếp cận với khách hàng.
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giáo dục được thừa hưởng nhiều kết quả do quá trình chuyển đổi số của ngành giáo dục tạo ra. Các hệ thống liên thông giúp giảm chi phí cho việc khởi tạo dữ liệu cho khách hàng mới và chăm sóc các khách hàng cũ. Các tác vụ trong một hệ thống được tối giản và chỉ tập trung vào thế mạnh của hệ thống đó ví dụ như hệ thống học tập và khảo thí trực tuyến được lược bỏ bớt các chức năng về khởi tạo học sinh, lớp học, quản lý tài khoản… do những tính năng này đã được thực hiện trên các phần mềm quản lý trường học, mà chỉ cần tập trung phát triển các chức năng chính liên quan đến biên soạn nội dung và công nghệ tương tác. Việc triển khai cho khách hàng mới cũng được thực hiện một cách gọn gàng và chính xác hơn thông qua việc đồng bộ dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của ngành xuống cơ sở dữ liệu nội bộ của phần mềm.
3. Những thành tựu đã đạt được.
3.1. Nền tảng tích hợp dữ liệu lên CSDL dùng chung của Ngành
Cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung là nền tảng quan trọng mang tính quyết định đến việc triển khai hiệu quả kế hoạch tăng cường ứng CNTT và chuyển đổi số Ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố, vì vậy trong năm học 2021 - 2022, Sở Giáo dục và Đào tạo tiếp tục tập trung và đã trực tiếp các giải pháp để phát triển CSDL dùng chung của Ngành GDĐT, trong đó tập trung bổ sung, cập nhật CSDL Mầm non và CSDL của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào CSDL dùng chung của Ngành.
CSDL dùng chung của Ngành được hình thành trên cở sở Trục dữ liệu liên thông thực hiện việc điều phối, quản lý, định danh luồng dữ liệu thông qua việc cung cấp các dịch vụ. Trục dữ liệu của Sở Giáo dục được xây dựng theo kiến trúc hướng dịch vụ đảm bảo khả năng mở rộng và can thiệp nhanh cũng như nâng cấp theo những công nghệ mới nhất. Dữ liệu của ngành được cập nhật theo thời gian thực (Real-time) và được đưa vào trong công tác quản lý, điều hành của Ngành một cách thực chất, hiệu quả.
Đến hết năm học 2021 – 2022, CSDL dùng chung của Ngành đang được quản lý với 2387/2387 các đơn vị, cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên được cấp tài khoản quản lý trực tuyến trên môi trường mạng. Cơ sở dữ liệu Ngành có 1,748,962 triệu dữ liệu học sinh và 80.557 dữ liệu giáo viên được Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý tập trung trên hệ thống.
Cơ sở dữ liệu dùng chung Ngành GDĐT Thành phố Hồ Chí Minh là nền tảng quan trọng để Ngành GDĐT Thành phố triển khai hiệu quả chương trình chuyển đổi số lĩnh vực giáo dục.
3.2. Xây dựng và pháp triển Bản đồ thông tin địa lý giáo dục (GIS Giáo dục)
Trong năm học 2021 - 2022, Sở Giáo dục và Đào tạo đã chủ động và phối hợp với Trung tâm CNTT Tài nguyên Môi trường – Sở Tài nguyên Môi trường (Sở TNMT) thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và phát triển Bản đồ thông tin địa lý giáo dục (sau đây gọi tắt là GIS giáo dục). Sở Giáo dục và Đào tạo xác định đây là nền tảng quan trọng để triển khai một cách thực chất kế hoạch Tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số của Ngành Giáo dục và Đào tao thành phố giai đoạn 2022 – 2025. Trong giai đoạn đầu, GIS giáo dục được xây dựng và phát triển với các tính năng trình diễn để phục vụ người dân tra cứu và các tính năng phân tích không gian để phục vụ cho việc phân tích, dự báo của cơ quan quản lý.
Việc hình thành nền tảng GIS giáo dục cho Ngành GDĐT thành phố là một đóng góp quan trọng trong việc triển khai có hiệu quả các nhiệm vụ về tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số Ngành GDĐT thành phố trong NH 2021 - 2022.
3.3. Triển khai các ứng dụng dạy học trực tuyến
Năm học 2021 - 2022, do tình hình diễn biến phức tạp của dịch bệnh COVID-19, Sở Giáo dục và Đào tạo đã tiếp tục triển khai đồng bộ giải pháp phần mềm dạy học trực tuyến nhằm hoàn thành kế hoạch năm học trong giai đoạn học sinh không đến trường (học kỳ I năm học) và kết hợp giữa học trực tiếp và trực tuyến (trong học ky II năm học). Trong năm học 2021 - 2022, Sở Giáo dục và Đào tạo đã phê duyệt cho 12 phần mềm dạy học trực tuyến đáp ứng các yêu cầu về mặt hệ thống và được kết nối, trao đổi dữ liệu với CSDL dùng chung của Ngành GDĐT thành phố.
Các đơn vị trường học được lựa chọn các hệ thống phần mềm dạy học trực tuyến phù hợp để tổ chức việc dạy học trực tuyến.
Việc triển khai tốt các ứng dụng dạy học trực tuyến đã góp phần thiết thực trong việc đảm bảo học sinh hoàn thành chương trình giáo dục cũng như duy trì thái độ học tập, đảm bảo học sinh hoàn thành chương trình giáo dục đúng tiến độ thời gian năm học. Cũng thông qua môi trường dạy học trên internet, các đơn vị cơ sở giáo dục, giáo viên, học sinh đã dần hình thành thói quen học tập trên môi trường mạng là tiền đề để triển khai các ứng dụng số của Ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố.
4. Các mục tiêu chuyển đổi số của ngành Giáo dục đến năm 2025 và định hướng đến năm 2030
4.1. Hệ thống học tập bất đồng bộ và kho học liệu mở làm nền tảng cho việc xây dựng xã hội học tập
Để xây dựng thành công một xã hội học tập có 4 thách thức chính sau:
- Làm cho mọi người học tập một cách hào hứng.
- Làm cho việc học tập dễ tiếp cận.
- Kết nối được cung và cầu.
- Kiến thức được học và công việc phải đi đôi với nhau.
Để vượt qua 4 thách thức trên, một hệ thống dạy học trực tuyến bất đồng bộ (Asynchronous learning management system - ALMS) được đề xuất. Sở Giáo dục và Đào tạo đặt mục tiêu chú trọng nâng cao khả năng tự học, tự nghiên cứu của học sinh do đó Sở đã xây dựng một nền tảng dạy học bất đồng bộ để thực hiện nhiệm vụ này. Ngoài ra kinh nghiệm trên thế giới cho thấy những hệ thống dạy học trực tuyến thành công là những hệ thống có nhiều tính năng, bộ công cụ hỗ trợ cho việc tổ chức dạy và học bất đồng bộ. Từ "không đồng bộ" có nghĩa là người dạy và học không tham gia cùng thời gian với nhau nhau, nó dùng để chỉ khả năng truy cập thông tin, thể hiện những gì học sinh đã học và giao tiếp với bạn cùng lớp và thầy cô – học sinh và giáo viên không nhất thiết phải ở cùng lớp học hoặc thậm chí trong cùng một múi giờ.
Học không đồng bộ cho phép người học thực hiện việc học tập một cách linh hoạt và dễ dàng đáp ứng các nhu cầu, phong cách học tập khác nhau. Với phương pháp này học sinh có thể chọn lộ trình học của riêng mình, học sinh được hướng dẫn nghiên cứu theo thứ tự để nắm kiến thức bao quát và cách đi sâu vào một chủ đề nhất định. Học bất động bộ còn có lợi thế khi không phụ thuộc vào địa điểm, vì học sinh có thể truy cập khóa học từ mọi nơi trên thế giới nhờ vào internet.
Có rất nhiều lợi ích đối với học không đồng bộ, nhiều trong số đó hiện đang được công nhận và nghiên cứu nhờ vào sự phổ biến của học trực tuyến. Lợi ích rõ ràng nhất là nâng cao tính hiệu quả của việc giảng dạy khi các kiến thức căn bản cũng như công tác kiểm tra đánh giá sau mỗi đơn vị bài học được bản thân học sinh tự thực hiện, giáo viên chỉ hướng dẫn và hỗ trợ giải quyết những vấn đề khó trên lớp. Ngoài ra việc học bất đồng bộ này sẽ tập cho học sinh khả năng tự nghiên cứu, tự tư duy, năng lực này rất quan trọng trong thời đại 4.0 khi mọi kiến thức đều dễ dàng được tiếp cận hơn nhờ công nghệ. Các lợi ích khác không quá rõ ràng, nhưng vẫn quan trọng:
Nhịp độ cá nhân: Theo định nghĩa, Học không đồng bộ cho phép học sinh thiết kế lịch trình học tập của riêng mình. Điều này cho phép người học dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề khó hơn và hướng tới sự thành thạo thay vì các thời hạn áp đặt từ phía trên. Nhịp độ cá nhân giúp giải quyết các phong cách học tập khác nhau cũng như hỗ trợ khắc phục các nhược điểm của học sinh.
Cộng tác không đồng bộ: Sử dụng các công cụ thảo luận và chỉnh sửa tài liệu tương tác có thể giúp học sinh tham gia sâu hơn vào việc nghiên cứu tài liệu thông qua việc giao tiếp trao đổi với nhau. Sự cộng tác không đồng bộ cho phép học sinh liên hệ để tìm kiếm sự trợ giúp khi họ cần và làm việc với tài liệu miễn là cần thiết trước khi chia sẻ, công bố nội dung với người khác, việc này dẫn đến trải nghiệm tổng thể phong phú hơn, được cá nhân hóa hơn.
Học tập trong danh mục: các bài giảng thường chứa một số lượng nội dung phong phú gồm video, bài thuyết trình và các dự án đa phương tiện khác. Việc học sinh tham gia tương tác trên những nội dung số này sẽ thể hiện được chính xác hơn sự tham gia và khả năng tiếp thu của học sinh với nội dung bài học.
4.2. Sử dụng AI để phân tích trên nền Big Data cho những đánh giá và định hướng tổng quát, chính xác hơn
Với quy mô học sinh và giáo viên của thành phố Hồ Chí Minh, khi dữ liệu được định danh thống nhất và có sự liên thông sẽ tạo thành dữ liệu lớn, đây là điều kiện cần để phát triển những ứng dụng AI phục vụ cho giáo dục.
Một trong những thách thức lớn nhất liên quan đến giáo dục là trình độ học và tiếp thu của mỗi người là khác nhau.Vì vậy, việc sử dụng AI trong giáo dục không phải là những robot hình người thay thế giáo viên, mà là sử dụng trí thông minh trong máy tính để giúp đỡ giáo viên và học sinh và làm cho hệ thống giáo dục tốt hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. Ngoài ra, sử dụng AI để phân tích trên nền Big Data giúp cho các nhà quản lý giáo dục định hướng tổng quát và chính xác hơn.
- Hoạt động dạy học được điều chỉnh theo nhu cầu học sinh:
Việc phân tích việc học và đáp ứng theo nhu cầu của từng học sinh, tập trung vào các chủ đề, các nội dung học sinh chưa nắm vững, học sinh có thể học tập với nhu cầu và khả năng của riêng mình là điều cần thiết. AI sẽ hỗ trợ giáo viên để phân tích. Đây là hình thức học tập thích ứng, hỗ trợ học sinh với các cấp độ khác nhau có thể học tập cùng nhau trong một lớp học.
- AI chatbot trong giáo dục để cung cấp những phản hồi thường xuyên cho học sinh, phụ huynh:
AI đóng vai trò như các trợ lý, giúp giáo viên rất nhiều công việc đơn giản nhưng lại tiêu tốn nhiều thời gian như truyền thụ kiến thức, chấm điểm, hướng dẫn học sinh giải một số loại bài tập cơ bản, lưu trữ thông tin về điểm số, theo dõi quá trình học tập của học sinh, …
Việc sử dụng AI chatbot sẽ giúp học sinh có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và đặt các câu hỏi liên quan đến bài học, dễ dàng nhận được thông tin chính xác trong thời gian ngắn nhất. Đây là hình thức hỗ trợ chứ không thay thế giáo viên. Ngoài ra, có thể sử dụng AI chatbot để tương tác với phụ huynh, phản hồi khi cần thiết cho những vấn đề thường ngày.
- AI giúp định hướng nghề nghiệp cho học sinh:
Hệ thống AI đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ liên quan đến định hướng giáo dục. Dựa vào kết quả điểm số và cung cấp các phản hồi đã được cá nhân hóa cho từng học sinh, các em sẽ được gợi ý các ngành nghề phù hợp dựa trên các dữ liệu đã được ghi nhận khi học sinh còn ngồi trên ghế nhà trường.
4.3. Ứng dụng Blockchain trong quản lý, xác thực và liên thông điểm số, văn bằng
Công nghệ Blockchain đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực do khả năng chia sẻ dữ liệu nhưng vẫn đảm bảo được tính toàn vẹn và quyền sở hữu của dữ liệu đó. Tuy nhiên hiện nay việc ứng dụng blockchain trong giáo dục mặc dù nhận được sự quan tâm lớn từ xã hội và cả các cơ quan nhà nước những vẫn còn rất ít ứng dụng và hầu như chỉ mới trong giai đoạn thử nghiệm. Nhờ những đặc tính đặc biệt của Blockchain, người ta tin rằng, đây sẽ là công nghệ đem đến cho ngành giáo dục 1 bước tiến mới.
Dữ liệu khi lưu trữ trong chuỗi khối là gần như không thể thay đổi cho cơ chế liên kết bằng khóa giữa các khối. Cơ chế hợp đồng thông minh (Smart contract) công khai, minh bạch sẽ hạn chế được tối đa những vấn đề về gian lận như sửa điểm, giả mạo điểm, giả mạo bằng cấp…Ngoài ra việc xác thực bằng cấp, điểm số có thể được thực hiện một cách tự động và đáng tin cậy, việc chuyển trường, liên thông văn bằng hay kiểm tra hồ sơ dự tuyển từ phía các nhà tuyển dụng, các doanh nghiệp hay nhà trường được thực hiện một cách đơn giản, nhanh chóng và ít tốn công sức.
Các chuyên gia tin rằng, ngoài tác dụng lưu trữ, chia sẻ hồ sơ học tập và chứng chỉ của Blockchain, công nghệ sẽ tạo ra cuộc cách mạng cho giáo dục theo nhiều cách: cải thiện cơ hội học tập trọn đời, nâng cao hiệu quả cho các nhà giáo dục thông qua hợp đồng thông minh, cung cấp cho sinh viên quyền sở hữu hồ sơ học tập của họ, …
5. Các khó khăn và thách thức
5.1. Dữ liệu
Với số lượng học sinh trên 1,7 triệu học sinh và khoảng 100.000 giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý việc triển khai các hệ thống, phần mềm rất phức tạp như việc tạo tài khoản, quản lý tài khoản, định danh người dùng, chăm sóc người dùng… trong khi nhân sự của Sở còn hạn chế về số lượng. Bên cạnh đó nguồn nhân lực CNTT của các đơn vị trường học cũng còn rất hạn chế (nhất là giáo dục mầm non) vì vậy việc cập nhật CSDL trường vẫn chưa đầy đủ và kịp thời.
Dữ liệu hiện nay đã không được tạo ra từ một nguồn tập trung mà được tạo ra từ vô số phần mềm, thiết bị, hoạt động. Khi dữ liệu được tạo ra việc tích hợp toàn bộ những dữ liệu này làm sao để tạo ra những mô hình đồng nhất có thể phục vụ cho việc phân tích, xử lý là một thách thức vô cùng lớn về mặt công nghệ trong khi điều kiện hạ tầng công nghệ thực tế của Ngành GDĐT thành phố chưa đáp ứng được.
Các hệ thống lưu trữ, phân tích dữ liệu lớn của Ngành GDĐT chưa được triển khai do chậm triển khai các đề án CNTT vì vậy việc triển khai các nền tảng công nghệ hiện đại chưa được triển khai một cách đồng bộ, từ đó hiệu quả việc khai thác CSDL ngành phục vụ công quản lý, điều hành chưa được khai thác một cách đầy đủ.
5.2. Các khó khăn khác
Việc triển khai Chương trình Chuyển đổi số lĩnh vực giáo dục tuy được các cấp lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo quyết liệt nhưng do đây là lĩnh vực còn mới, chưa có mô hình chuẩn nên trong việc thực hiện nhiệm vụ Sở Giáo dục và Đào tạo đồng thời vừa phải nghiên cứu vừa phải tìm tòi và điều chỉnh vì vậy việc thực hiện còn chậm so với kỳ vọng.
Trong năm học 2021 - 2022, mặc dù Sở Giáo dục và Đào tạo đã dựng được cơ sở dữ liệu dùng chung (học sinh và giáo viên) của Ngành GDĐT thành phố qua đó giúp cho các đơn vị cơ sở có sự lựa chọn các phần mềm quản lý trường học phù hợp tuy nhiên để khai thác dữ liệu ngành vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: dữ liệu chưa thật sự đầy đủ; Mức độ chuẩn hóa dữ liệu cũng đòi hỏi cần có sự đầu tư lớn... Bên cạnh đó, thực tế quản lý nhà nước của ngành luôn đặt ra các yêu cầu cần phải cập nhật mới liên tục các trường thông tin mới nên cần có sự điều chỉnh liên tục vì vậy hiệu quả khai thác dữ liệu cho công tác quản lý, tổng hợp, báo cáo, thống kê và dự báo còn hạn chế.
Vấn đề an toàn, an ninh mạng (trong năm học 2021 - 2022 hệ thống thông tin của ngành giáo dục đặt tại QTSC vẫn là một trong những hệ thống bị tấn công nhiều nhất); độ mở của các hệ thống thông tin và quản lý giáo dục quá lớn trong khi đó thái độ người dùng (đặc biệt là người quản trị hệ thống ở các đơn vị cơ sở) chưa ý thức được tính chất quan trọng của công tác quản trị vì vậy đã đặt ra nhiều thách thức, nhiều rủi ro gây áp lực mạnh mẽ lên đội ngũ quản trị hệ thống Thông tin quản lý giáo dục và hệ thống Thông tin giáo dục của Ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố.
Mặc dù lĩnh vực ứng dụng CNTT&TT trong giáo dục được nhiều tập đoàn, công ty phần mềm quan tâm, đầu tư lớn nhưng do mục đích triển khai không phù hợp với định hướng của giáo dục thành phố cũng như do tính chất đặc thù chuyên ngành giáo dục nên Sở Giáo dục và Đào tạo phải tự xây dựng và vận hành một số phần mềm trực tuyến lớn nhằm hỗ trợ công tác quản lý, điều hành của ngành trong khi nguồn nhân lực CNTT của Sở có hạn nên khi đưa vào vận hành hệ thống thường phải điều chỉnh, cập nhật cho phù hợp với yêu cầu công tác.
Hạ tầng CNTT của các đơn vị cơ sở chưa được đầu tư một cách đồng bộ dẫn đến tình hình nhiều ứng dụng chưa được sử dụng hoặc sử dụng thiếu hiệu quả (cấu hình máy tính lạc hậu, đường truyền cáp quang internet của các đơn vị cơ sở không ổn định trong khi đó một số tiện ích yêu cầu cấu hình máy tính mạnh, đường truyền có tốc độ cao, ổn định).
Do một số nguyên nhân khách quan (vị trí việc làm CNTT trong các đơn vị, cơ sở giáo dục không được xác định; chế độ đãi ngộ dành cho nguồn nhân lực CNTT không cao…) chưa thu hút được nguồn nhân lực về CNTT một cách ổn định, nguồn nhân lực tại chỗ lại thường xuyên biến động từ đó việc triển khai các nhiệm vụ về CNTT cũng bị tác động, kết quả đạt được còn hạn chế so với yêu cầu quản lý của Ngành.
6. Giải pháp
- Tập trung các giải pháp nhằm xây dựng CSDL gốc - Master Data, của toàn ngành trên cơ sở đồng bộ cơ sở dữ liệu của các hệ thống nhằm khắc phục tình trạng cơ sở dữ liệu rời rạc, thiếu tập trung. Từng bước liên thông kết nối, chuyển giao dữ liệu giữa các cấp học. Đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và an toàn.
Những dữ liệu này được phân phối theo các mô hình định sẵn cho các hệ thống khai thác dữ liệu. Những dữ liệu này được sử dụng để định danh cho người dạy, học, trong các hoạt động kiểm tra, đánh giá trực tuyến, hoặc phi trực tuyến (đăng ký tham gia các hội thi, kỳ thi, khảo sát). Dữ liệu đầu ra của các hệ thống do các doanh nghiệp bên ngoài phát triển các hệ thống phần mềm như các hệ thống phần mềm quản lý trường học trực tuyến; kết quả thi, khảo sát, học tập trực tuyến sẽ được gắn 1 định danh thống nhất từ Sở, làm cơ sở cho các xử lý tiếp theo hoặc phân tích chuyên môn. Đảm bảo nguyên tắc dữ liệu dữ liệu Ngành Giáo dục và Đào tạo được chạy trên thời giai thực - real time.
- Phối hợp với các phòng chuyên môn và quản lý của Sở GDĐT để đưa dữ liệu vào trong hoạt hoạt động quản lý của các phòng ban Sở qua đó từng bước hình thành chu kỳ vòng đời dữ liệu, cụ thể:
Một chu kỳ vòng đời của một dữ liệu thông thường sẽ bao gồm 5 giai đoạn:
1. Giai đoạn phát sinh dữ liệu: khi người dùng nhập liệu, dữ liệu được tạo ra, với những api được cung cấp trên trục liên thông, dữ liệu ngay từ lúc sinh ra đã được gắn định danh. Ví dụ như giáo viên nhập học sinh mới, học vụ trường khai báo lớp đầu năm, khai báo giáo viên, … mỗi dữ liệu này đều được Sở cấp 1 mã định danh duy nhất khi được khởi tạo.
2. Tích hợp: những dữ liệu sau khi được tạo ra sẽ được lưu trữ tập trung tại Cơ sở Dữ liệu dùng chung của Ngành Giáo dục theo 1 cấu trúc chung do Sở thiết kế. Những dữ liệu có những nguồn khác nhau, cấu trúc khác nhau nhưng do đều được gắn định danh tập trung nên có thể đảm bảo được tính đồng nhất và toàn vẹn của dữ liệu. Các mô hình dữ liệu cũng được định nghĩa tại giai đoạn này căn cứ theo nhu cầu thực tế của các phòng ban chuyên môn, đơn vị quản lý và khai thác.
3. Phân phối: các mô hình dữ liệu trong cơ sở dữ liệu dùng chung được công bố thông qua các bộ API và các cơ chế phân phối dữ liệu đảm bảo dữ liệu được chuyển đến đúng đối tượng được Sở cấp phép khai thác, tránh trường hợp cung cấp dữ liệu đến sai đối tượng, hoặc cung cấp dữ liệu tràn lan.
4. Khai thác: những dữ liệu này được sử dụng để thực hiện những công việc quản lý chuyên môn như báo cáo, thống kê, phân tích. Ngoài ra những dữ liệu này còn là dữ liệu đầu vào của các hệ thống, ứng dụng phần mềm do các bên thứ 3 phát triển. Các bên thứ 3 này có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho dữ liệu được Sở cung cấp.
5. Chuẩn hóa: thông qua hoạt động thống kê, phân tích, sử dụng những sai sót trong dữ liệu được phát hiện và điều chỉnh, việc khai thác càng thường xuyên và mức độ khai thác dữ liệu càng sâu càng đảm bảo mức độ đúng đắn của dữ liệu. Ngoài ra sau bước này, thông qua các hoạt động, lại phát sinh một chu kỳ dữ liệu mới tạo nên sự tuần hoàn, tái sản xuất dữ liệu của hệ thống.
- Phối hợp với các đơn vị cung cấp các giải pháp công nghệ và phần mềm quản lý trường học và các đơn vị trường học để hướng dẫn cập nhật, điều chỉnh CSDL trường nhằm từng bước nâng cao chất lượng nguồn dữ liệu theo hướng đảm bảo tính tin cậy của CSDL.
- Phát huy tối đa nội lực của đội ngũ cán bộ phụ trách CNTT của Sở kết hợp với nguồn lực của các phòng ban cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo để triển khai một cách hiệu quả nhất các nhiệm vụ CNTT và Chuyển đổi số của Ngành.
- Hướng dẫn và phối hợp chặt chẽ với đội ngũ cán bộ CNTT của các đơn vị, cơ sở giáo dục nhằm thực hiện có hiệu quả các ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành và dạy - học tại cơ sở.
- Liên tục nắm bắt nhu cầu công tác ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và điều hành đồng thời tích cực triển khai các ứng dụng trực tuyến nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổng hợp, thống kê, qua đó đã nhận được sự hỗ trợ và phối hợp kịp thời của các phòng ban trong việc triển khai các giải pháp, phần mềm và các chương trình giáo dục do Sở triển khai.
- Phát huy tối đa sự hỗ trợ của Thành phố thông qua Sở Thông tin và Truyền thông để đảm bảo hạ tầng CNTT tại Trung tâm dữ liệu Thành phố - QTSC nhằm đảm bảo hạ tầng CNTT của đủ mạnh, đáp ứng việc triển khai các ứng dụng đòi hỏi hạ tầng hiện đại, an toàn thông tin được đảm bảo.
- Chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm CNTT Thành phố Hồ Chí Minh để khai thác, vận hành một cách hiệu quả hệ thống hạ tầng CNTT ngành giáo dục và đào tạo đặt tại Trung tâm dữ liệu thành phố (QTSC) đồng thời phối hợp triển khai các giải pháp công nghệ nhằm thực hiện các yêu cầu trong việc kết nối CSDL Ngành GDĐT vào Trung tâm dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chủ động phối hợp với các sở ban ngành khác để tích hợp dữ liệu cũng như có những bước kiểm tra chéo về dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu được lưu trữ chính xác và toàn vẹn nhất.
- Phát huy tốt việc xã hội hóa trong công tác triển khai các ứng dụng CNTT trong giáo dục thông qua việc phối hợp cùng các công ty, tổ chức giáo dục, các tập đoàn CNTT để nghiên cứu và triển khai các hệ thống quản trị trường học, các phần mềm giáo dục tốt đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố từ đó nâng cao hiệu quả việc triển khai các nhiệm vụ CNTT, chuyển đổi số lĩnh vực giáo dục đào tạo của ngành.